Me deparei com essa dica anos atrás e lembro-me de ter ficado maravilhado com ela na época (embora agora faça parte do meu repertório).
Freqüentemente, você encontra dados em que há apenas uma entrada em uma coluna (por exemplo, para uma data) e as células vazias que se seguem são consideradas como tendo o mesmo valor da última célula preenchida acima. Isso pode ocorrer para várias colunas, como o arquivo anexo demonstra, com uma segunda coluna usada para Departamento. Isso pode parecer bom em um relatório impresso, mas não é muito útil se você quiser analisar os dados usando fórmulas como SUMIF ou SUMPRODUCT, ou se quiser configurar uma tabela dinâmica nos dados. Uma maneira fácil de preencher essas células vazias para que tenhamos dados contíguos é a seguinte:
começando com o cursor em algum lugar na tabela de dados,
pressione F5 (GoTo), clique em Special e, a seguir, clique em Current Region;
pressione F5 novamente, clique em Especial e, em seguida, clique em Espaços;
comece a inserir uma fórmula digitando "=" (sem as aspas)
clique na célula imediatamente acima da célula ativa (de cor branca no bloco destacado);
em seguida, mantenha pressionada a tecla CTRL e pressione Enter.
Isso terá preenchido a fórmula em todas as células que foram destacadas - incrível!
Espero que isto ajude.
Pete
EDITAR: Como Marvin apontou abaixo, se você pretende fazer algo com os dados que envolva mover as linhas (como classificação), você deve corrigir os valores usando [copiar], [colar especial | valores | OK] e pressione a tecla [Esc].