Por que comprar uma ferramenta de gerenciamento de assiduidade cara para o seu startup se você pode acompanhar o atendimento da equipe no Excel? Sim! Você pode criar um rastreador de Presença no Excel facilmente. Neste artigo, aprenderemos como fazer isso.
Etapa 1: Criar 12 planilhas para cada mês em uma pasta de trabalho
Se você planeja monitorar a frequência por um ano, precisará criar a planilha de cada mês no Excel.
Etapa 2: adicione colunas para cada data na planilha de cada mês.
Agora crie uma tabela que contém os nomes de seus colegas de equipe, uma coluna para totais e 30 (ou número de dias por mês) colunas com data e dia da semana como títulos de coluna.
Para obter o nome do dia da semana, você pode consultar o calendário ou usar a fórmula para copiá-lo no restante das células.
| = TEXTO (data, "ddd") |
Você pode ler sobre isso aqui.
Formate os finais de semana e feriados escuros e preencha-os com valores fixos como Fim de semana / feriado conforme mostrado na imagem abaixo.
Faça o mesmo para cada folha.
Etapa 3. Corrija as entradas possíveis usando a validação de dados para cada célula aberta.
Agora todos podem inserir seu atendimento na planilha, mas podem inserir um texto aleatório. Alguns podem escrever P para o presente, ou Presente, ou por, etc. A uniformidade de dados é obrigatória em qualquer sistema de gerenciamento de atendimento.
Para permitir que os usuários escrevam apenas P ou A para presente e ausente respectivamente, podemos usar a validação de dados.
Selecione qualquer célula, vá para dados na faixa de opções e clique em validação de dados. Selecione a lista de opções e escreva A, P na caixa de texto.
Clique em OK.
Copie esta validação para todo o intervalo aberto de dados (intervalo aberto significa célula onde o usuário pode inserir valores).
Etapa 3: bloqueie todas as células, exceto onde a presença precisa ser inserida.
Selecione data uma coluna de data. Por exemplo, selecione 1-janeiro. Agora clique no intervalo selecionado e vá para a formatação da célula. Vá para a proteção. Desmarque a caixa de seleção bloqueada. Clique em OK. Agora copie este intervalo para todos os intervalos de datas abertos.
Isso permitirá a entrada nessas células apenas quando protegermos as planilhas usando o menu de proteção de planilhas. Assim, suas fórmulas, fomattings ficarão intactas e os usuários só poderão modificar seu atendimento.
Etapa 4: Calcule os dias atuais dos companheiros de equipe
Então, como você calcula os dias atuais? Bem, todo mundo tem suas próprias fórmulas para calcular a frequência. Vou discutir o meu aqui. Você pode fazer alterações de acordo com sua exigência de folha de presença.
Eu conto o número total de dias presentes como o total de dias em um mês, menos o número de dias ausentes. Isso manterá feriados e fins de semana sob controle. Eles serão automaticamente contados como dias úteis.
Portanto, a fórmula do Excel para contar os dias atuais será assim:
| = COUNT (datas) -COUNTIF (intervalo de participação, "A") |
Por padrão, isso manterá todos os presentes durante todo o mês, até que você os tenha marcado como ausentes na planilha.
No exemplo, a fórmula é:
| = CONTAGEM ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, "A") |
Eu escrevi esta fórmula na célula B3 e a copiei. Você pode ver que 27 dias são mostrados como um presente. Mesmo que eu não tenha preenchido todas as células de presença. Você pode mantê-lo assim se quiser que eles estejam presentes por padrão. Ou se você quiser que eles estejam ausentes por padrão, marque todas as células como ausentes. Isso manterá apenas a contagem dos dias atuais no cálculo atual.
Etapa 5: proteger a folha
Agora que fizemos tudo nesta folha. Vamos protegê-lo para que ninguém possa alterar a fórmula ou a formatação da planilha.
Vá para a guia de revisão na faixa de opções. Encontre o menu Proteger planilha. Clique nisso. Ele abrirá uma caixa de diálogo que solicitará as permissões que você deseja conceder aos usuários. Verifique todas as permissões que deseja permitir. Eu só quero que o usuário não possa preencher o atendimento com mais nada. Portanto, vou mantê-lo como está.
Você deve usar uma senha que seja fácil de lembrar. Caso contrário, qualquer pessoa pode desbloqueá-lo e alterar a pasta de trabalho de presença.
Agora, se você tentar alterar células de não atendimento, o Excel não permitirá que você faça isso. No entanto, você pode alterar as células de atendimento, pois as desprotegemos.
Etapa 6: faça o procedimento acima para todas as folhas de mês
Faça a mesma coisa para cada folha de mês. A melhor maneira é copiar a mesma folha e fazer 12 folhas com ela. Desproteja-os e faça as alterações necessárias e, em seguida, proteja-os novamente.
Prepare a Folha de Presença Principal
Apesar de termos todas as fichas prontas para serem utilizadas no preenchimento de atendimento, não temos um local para monitorar todas.
A administração gostaria de ver todo o atendimento em um só lugar, em vez de em planilhas diferentes. Precisamos criar uma folha mestre de presença.
Etapa 7: preparar a mesa principal para monitorar o comparecimento em um lugar no Excel
Para isso, prepare uma tabela que contenha os nomes dos companheiros de equipe como títulos das linhas e o nome do mês como títulos das colunas. Veja a imagem abaixo.
Etapa 7: Consulta de presença da equipe de cada folha do mês
Para consultar a frequência na planilha, podemos ter uma fórmula simples de VLOOKUP, mas depois teremos que fazê-lo 12 vezes para cada planilha. Mas você sabe que podemos ter uma fórmula para pesquisar em várias planilhas.
Use esta fórmula na Célula C3 e copie no restante das planilhas.
| = PROCV ($ A3, INDIRETO (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Como sabemos que todas as planilhas têm frequência total no intervalo B3: B12, usamos a função INDIRETO para buscar valores de múltiplas planilhas. Quando você copia esta fórmula para a direita, ela procura os valores nas planilhas de fevereiro.
Cuidado: certifique-se de que os nomes das planilhas e os cabeçalhos das colunas no mestre sejam os mesmos, caso contrário, esta fórmula não funcionará.
Etapa 8: use a função Soma para obter todos os dias atuais do ano de um companheiro de equipe.
Isso é opcional. Se desejar, você pode calcular o total de dias atuais de seus funcionários ao longo do ano simplesmente usando a fórmula da soma.
E é isso. Temos o nosso Sistema Excel de Gestão de Atendimento pronto. Você pode modificar isso de acordo com sua necessidade. Use-o para cálculo de salário, cálculo de incentivo ou qualquer outra coisa. Esta ferramenta não irá falhar com você.
Você pode fazer alterações para calcular feriados e fins de semana separadamente em cada planilha. Em seguida, subtraia-os do total de dias atuais para calcular o total de dias úteis. Você também pode incluir L para Licença na lista suspensa para marcar a licença de funcionários.
Então sim pessoal, é assim que vocês podem criar um sistema excel de gerenciamento de atendimento para sua startup. É barato e altamente flexível. Espero que este tutorial o ajude a criar sua própria apostila de atendimento do Excel. Se você tiver alguma dúvida, deixe-me saber na seção de comentários abaixo.
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